Zoals u wellicht al heeft gehoord, is sedert 25 mei 2018 de GDPR (General Data Protection Regulation) in werking getreden. Deze verordening is ook van toepassing op vrijwilligersorganisaties, feitelijke verenigingen in het algemeen, en dus ook op onze eigenste scouts. Veel paniek en media-aandacht werden hieraan verspild, zonder veel juiste informatie. Daarom lijsten wij hier (zéér kort, geen zorgen) op wat deze verplichtingen zijn voor ons, hoe wij hieraan tegemoetkomen, en wat er verandert voor u.

Het hoofddoel van deze verordening in zijn toepassing op jeugdbewegingen is om iedere groep grondig te laten nadenken over haar privacybeleid en wat ze doet met gegevens die een persoonlijk karakter genieten. Als scoutsgroep zijn wij echter altijd zeer gereserveerd en omzichtig met persoonsgegevens om gegaan. Daarvoor hebben wij deze algemene verordening niet nodig gehad. Echter, door de verandering van het wetgevend landschap wordt nu ook van ons verwacht dat wij toelichten op welke manier wij ons hiervoor inspannen.

• Alle gegevens die wij over u en uw kinderen bezitten horen bij te dragen tot een legitiem doel. Dat doel is voor onze scoutsgroep het organiseren van activiteiten en kampen. Dit kadert in een ruimer project van menswording naar het voorbeeld en de principes van wat een scout hoort te zijn. Dit wil zeggen dat voor de goede organisatie van onze wekelijkse activiteiten, wij in het bezit zijn van het woonadres, (minstens één) emailadres, gsm-nummer(s) en geboortedatum van het lid. Verder wordt alle gevoelige informatie die met ons gedeeld wordt (bv. familiale omstandigheden, problemen of gevoeligheden van het lid zelf) onder geen beding schriftelijk bijgehouden. Enkel de leiding voor wie de informatie van belang is, is hiervan ook op de hoogte. Ook de medische fiches werden geüpdatet en vragen enkel naar gegevens die aan bovenstaand criterium voldoen.

• Verder is er de toestemming. Wij mogen in beginsel geen gegevens van u of uw zoon bijhouden die niet door uw toestemming is goedgekeurd. Omdat het moeilijk is iedere ouder om zijn expliciete instemming voor iedere foto, filmpje,… te vragen, informeren wij u dat er na ieder kamp foto’s gemaakt worden, en hiervan een strenge selectie op de website, op onze facebookpagina en in de dolle verschijnt. Omdat dit kadert binnen de normale organisatie van onze activiteiten, gaan wij ervan uit dat u hiervoor instemming gegeven heeft, en garanderen wij dat het publiceren van foto’s slechts met de grootste omzichtigheid gebeurt. Als u hier echter een probleem mee zou hebben, mag u ondergetekende hiervan op de hoogte brengen. Dit wordt genoteerd en alle bewuste foto’s zullen weerhouden worden van publicatie of bewaring op onze harde schijf. Ook voor de e-mails kan u zich al sedert enkele jaren gemakkelijk uitschrijven.

• Zorgvuldigheid. Wij mogen geen gegevens onzorgvuldig bijhouden. Deze dienen in een overzichtelijk register bewaard te worden. Ook hier hebben wij niet gewacht op GDPR: sinds het begin van 2017 hebben wij een centraal bestand waar alle informatie in bewaard is die wij van ieder lid hebben. Dit centraal bestand is niet openbaar en wordt enkel met de groepsleiding gedeeld. Iedere tak heeft zijn aparte “tab” en heeft dus geen rechtstreekse toegang tot gegevens van leden die zich in een andere tak bevinden.

• Bijhouden en verwijderen van gegevens. Uit (1) volgt ook dat alle informatie die niet in verband staat met het doel van onze vereniging verwijderd dient te worden. Zo kan het gaan om (i) persoonsgegevens van gestopte leden (ii) medische fiches na de afloop van een kamp (iii) brieven die te laat op kamp zijn aangekomen en (iv) bezorgde sms’en of e-mails ivm een kamp of een middagactiviteit die een persoonlijk aspect van het lid belichten. Wij garanderen dat al deze gegevens verwijderd worden op het moment dat zij hun relevantie verliezen: zo worden de medische fiches meteen weggegooid na ieder kamp, samen met ander schriftelijk materiaal dat gevoelige informatie kan bevatten.

Tot zover – in het kort – een verklaring omtrent ons privacybeleid. Hiernaast dient gezegd dat verdergaande verplichtingen en regels voornamelijk van toepassing zijn op de overkoepelende organisatie, Scouts & Gidsen Vlaanderen. Als jeugdbewegingskoepel hebben zij reeds heel wat lof gekregen voor hun inspanningen. Wat betreft de inschrijvingen die naar de koepel worden gecommuniceerd (voor verzekeringen, etc.) hoeft u zich dus ook in geen geval zorgen te maken.

Wij hopen dat we u wat meer duidelijkheid hebben kunnen geven over ons beleid inzake gegevensbescherming. Met nog eventuele vragen of opmerkingen kan u altijd terecht bij de groepsleiding.